「記録なし」と「保存年限経過」は違う ── 行政照会の読み方

「市に照会したところ、記録はないとのことでした」──この一行は、報告書に書けません。

「記録なし」には二つの意味があります。そもそも該当する事実がなかったのか、あったかもしれないが文書が残っていないのか。この二つは、まったく別のことです。

この記事では、行政庁への照会をどう組み立て、返ってきた答えをどう読むかを整理します。

二つの「ありません」

窓口で同じ言葉が返ってきても、中身は違います。

回答	意味すること
該当なし	記録は残っていて、その中に対象地が無い
保存年限経過	あったかどうか、もう分からない
制度の対象外	当時その届出の制度がなかった

一つ目なら「無かった」と近いことが言えます。二つ目と三つ目は、何も言えていません。それでも三つとも、窓口では「ありません」と返ってきます。

台帳は残る、個別の文書は消える

行政の記録は、一様に残るわけではありません。台帳のように保管が義務づけられたものと、保存年限のあるものに分かれます。

たとえば土壌汚染対策法は、区域の台帳についてこう定めています。

一方、届出書や許可申請書のような個別の文書は、自治体ごとの文書管理の規程で保存年限が定められています。年限が来れば廃棄されます。

年限は制度によっても自治体によっても違うので、記事に数字は書けません。照会のたびに、その窓口で確かめてください。

どこに、何を聞くか

地歴調査で当たる先は、おおむね次の四つです。

照会先	確かめるもの
都道府県・政令市の環境部局	区域指定の台帳。有害物質を使う特定施設の届出
市町村の農業委員会	農地転用の許可・届出の記録
都市計画・建築の部署	開発許可、建築確認。開発登録簿は閲覧できる
廃棄物・産業廃棄物の部署	処理施設の許可、不法投棄の記録
消防本部	危険物施設の許可。地下タンクの有無
保健所	クリーニング所の届出

特定施設の届出については水質汚濁防止法、開発登録簿については開発登録簿、農地転用の手続は農地転用に整理があります。

三つの聞き方

照会には段階があります。手間と、得られるものの確かさが違います。

電話で聞く

早い。あたりを付ける段階には向きます。しかし担当者の記憶や当日の対応に左右されるうえ、書面が残りません。

窓口で閲覧する

台帳や登録簿のように閲覧できるものは、自分の目で見ます。「見た」と書けるのは、見たものだけです。

情報公開請求をする

時間はかかりますが、不存在なら「不存在」の決定が書面で返ってきます。その理由も書かれます。

報告書に「確認できなかった」と書くとき、その裏づけになるのはこの書面です。争いになりそうな案件では、はじめから請求で取ります。

回答をどう受け取るか

電話で済ませた場合でも、必ず記録を残します。

いつ、どこの、何という部署の、誰に、何を聞き、何と答えられたか。この五つを、その場で書き取ります。担当者名まで控えるのは、後から確かめ直せるようにするためです。

そして「保存年限は何年か」「いつまで遡れるか」を必ず一緒に聞きます。これを聞かずに「記録なし」だけ持ち帰ると、報告書で何も言えなくなります。

報告書にどう書くか

書き方は一つです。照会した先、照会した内容、返ってきた答え、そして遡れた範囲。四つを並べます。

この書き方は、登記や住宅地図で「記載がなかった」と書くときと同じ構えです。旧土地台帳でも旧住宅地図でも、確認できた範囲を添えて書きます。

報告書全体をどう組み立てるかは、調査で分からなかったことを、どう書くかにまとめてあります。

依頼者への説明

依頼者は「調べたら何も出なかった＝きれいな土地」と受け取りがちです。ここは口頭でも書面でも、はっきり伝えます。

資料調査で分かるのは「疑うべき履歴が見つかったかどうか」までです。見つからなかったことは、汚染がないことの証明ではありません。

とくに古い年代は、制度そのものが無かったために記録が存在しません。戦前から昭和30年代にかけては、届出の制度が整う前です。この期間は、行政照会では埋まりません。埋めるのは航空写真と旧住宅地図です。

まとめ

• 「記録なし」には、該当なし・保存年限経過・制度の対象外の三つがある。区別せずに書けない
• 台帳は保管が義務づけられているが、届出書などの個別文書は保存年限で廃棄される
• 聞くのは「どの制度の、どの文書を、いつまで保存しているか」。制度を特定して聞く
• 裏づけが要るなら情報公開請求。不存在なら「不存在」の決定が書面で返る
• 報告書には遡れた範囲を明示する。「無い」ではなく「確認できなかった」と書く